Для компании из сферы миграционного консалтинга мы разработали двухстороннюю интеграцию для автоматизации работы с финансовыми данными. Интеграция Kommo и Xero позволила не только ускорить создание и обработку инвойсов, но и улучшить взаимодействие между отделом продаж и бухгалтерией.
Проблемы до внедрения интеграции Kommo и Xero
Ранее в компании финансовые и коммерческие процессы были разделены. Менеджеры по продажам вносили данные о сделках в Kommo CRM, а сотрудники бухгалтерии вручную создавали инвойсы в Xero, после чего загружали их в Kommo. Это приводило к следующим проблемам:
- Ошибки при ручном вводе данных.
- Дублирование информации.
- Потеря времени на передачу данных между отделами.
- Отсутствие централизованного хранения финансовой документации.
Эти недостатки мешали компании эффективно масштабировать процессы при увеличении количества сделок.
Решение: двухсторонняя интеграция Kommo и Xero
Интеграция включила два основных сценария, которые автоматизировали ключевые этапы работы.
- Автоматическое создание инвойса в Xero
- При наступлении определенного события в Kommo (переходе в этап «Оплата согласована»), интеграция автоматически создает инвойс в Xero.
- В инвойс передаются все необходимые данные: имя клиента, сумма, валюта, описание услуг.
- После создания в Xero инвойс автоматически прикрепляется к соответствующей сделке в Kommo CRM, его статус обновляется. Таким образом, менеджеры могут видеть статус инвойса (оплачен, ожидает оплаты и т.д.) прямо в интерфейсе Kommo.
- Создание сделки в CRM при ручном добавлении инвойса в Xero
- Если инвойс создается вручную в Xero (например, по запросу клиента, который минует стандартный процесс продаж), интеграция автоматически создает новую сделку в Kommo.
- Сделка содержит все данные о созданном инвойсе, что позволяет менеджерам моментально включить её в рабочий процесс.
Интеграция Kommo и Xero: результаты внедрения
После интеграции компания добилась следующих улучшений:
- Сокращение времени на обработку данных. Процесс создания инвойсов стал почти мгновенным, что разгрузило бухгалтерию и позволило менеджерам быстрее закрывать сделки.
- Уменьшение количества ошибок. Исключение ручного ввода данных минимизировало риск допущения ошибок, связанных с человеческим фактором.
- Прозрачность процессов. Финансовые документы теперь доступны как менеджерам, так и бухгалтерии, что упрощает совместную работу.
- Повышение удовлетворенности клиентов. Быстрая обработка инвойсов и четкость в финансовых вопросах укрепили доверие клиентов к компании.
Технические аспекты
Для реализации интеграции использовались API обеих платформ. Были настроены триггеры и вебхуки, обеспечивающие мгновенный обмен данными между системами.
Этот кейс демонстрирует, как объединение Kommo CRM и бухгалтерской системы может существенно улучшить внутренние процессы компании и повысить её конкурентоспособность.
