Para una empresa del ramo de consultoría migratoria, desarrollamos una integración bidireccional para automatizar el trabajo con datos financieros. La integración de Kommo y Xero permitió no solo acelerar la creación y procesamiento de facturas, sino también mejorar la interacción entre el departamento de ventas y el departamento de contabilidad.
Problemas antes de implementar la integración de Kommo y Xero
Anteriormente, los procesos financieros y comerciales de la empresa estaban separados. Los gerentes de ventas ingresaron datos de transacciones en Kommo CRM y el personal de contabilidad creó facturas manualmente en Xero y luego las cargó en Kommo. Esto llevó a los siguientes problemas:
- Errores durante la entrada manual de datos.
- Duplicación de información.
- Tiempo perdido transfiriendo datos entre departamentos.
- Falta de almacenamiento centralizado de documentación financiera.
Estas deficiencias impidieron que la empresa escalara eficazmente los procesos a medida que aumentaba el número de acuerdos.
Solución: integración bidireccional de Kommo y Xero
La integración incluyó dos escenarios principales que automatizaron etapas clave del trabajo.
- Creación automática de facturas en Xero
- Cuando ocurre un determinado evento en Kommo (pasar a la etapa "Pago acordado"), la integración crea automáticamente una factura en Xero.
- Todos los datos necesarios se transfieren a la factura: nombre del cliente, importe, moneda, descripción de los servicios.
- Una vez creada en Xero, la factura se adjunta automáticamente al acuerdo correspondiente en Kommo CRM y su estado se actualiza. De esta manera, los administradores pueden ver el estado de la factura (pagada, pendiente de pago, etc.) directamente en la interfaz de Kommo.
- Crear un trato en CRM mientras se agrega manualmente una factura en Xero
- Si una factura se crea manualmente en Xero (por ejemplo, debido a una solicitud de un cliente que omite el proceso de ventas estándar), la integración crea automáticamente una nueva oferta en Kommo.
- El acuerdo contiene todos los datos sobre la factura creada, lo que permite a los administradores incluirla instantáneamente en el flujo de trabajo.
Integración de Kommo y Xero: resultados de la implementación
Después de la integración, la empresa logró las siguientes mejoras:
- Reducir el tiempo de procesamiento de datos. El proceso de creación de facturas se ha vuelto casi instantáneo, lo que alivia al departamento de contabilidad y permite a los gerentes cerrar transacciones más rápido.
- Reducir el número de errores. La eliminación de la entrada manual de datos minimizó el riesgo de errores humanos.
- Transparencia de procesos. Los documentos financieros ahora están disponibles tanto para los gerentes como para los departamentos de contabilidad, lo que facilita la colaboración.
- Mayor satisfacción del cliente. La rapidez en el procesamiento de facturas y la claridad en los asuntos financieros fortalecieron la confianza de los clientes en la empresa.
Aspectos técnicos
Para implementar la integración se utilizaron las API de ambas plataformas. Se configuraron activadores y webhooks para garantizar el intercambio instantáneo de datos entre sistemas.
Este caso demuestra cómo la combinación de Kommo CRM y un sistema de contabilidad puede mejorar significativamente los procesos internos de una empresa y aumentar su competitividad.
